¿Por qué usar un software contable?

Llevar la contabilidad de una empresa no siempre es fácil, sobre todo por la cantidad de información que se manipula, ya que si se llega a omitir una nota o un documento puede convertirse en un problema. Por suerte y gracias a la tecnología, en estos días llevar la contabilidad de una empresa o negocio es mucho más sencillo con el uso de un software contable, pero, ¿Por qué usar un software contable? de eso te hablaremos en este artículo.

Un software de contabilidad es un conjunto de aplicaciones diseñadas y desarrolladas para recopilar, registrar, almacenar y resumir datos financieros para su interpretación. Estos programas y aplicaciones están pensados para minimizar el esfuerzo que tienen que hacer los usuarios al momento de digitar/ingresar los datos.

Ya sabiendo qué es un software contable. Miremos las razones por las cuales deberías utilizar un programa de este tipo.

1. Eficiencia ⏱

Uno de los principales problemas de llevar la contabilidad a mano, es el tiempo. Y es que realizar cálculos como la nómina o de cesantías a lápiz y papel es un trabajo tedioso que puede demorar horas y si a esto le sumamos que de este modo es mucho más probable cometer errores, pues este proceso puede ser interminable.

Con el uso de un software contable te ahorrarás una cantidad de tiempo considerable, puedes facilitar las operaciones y utilizar la automatización en tu beneficio. Como las facturas y los presupuestos suelen estar precargados, solo tendrás que introducir un mínimo de información. Esto te ayudará a agilizar tus proyectos y a completarlos a tiempo, mejorando los resultados de tu negocio.

Una vez que hayas aprendido a usar la herramienta habrás dejado atrás las dificultades que solías tener al hacer todo manualmente. Pero ten en cuenta que, por más que el programa haga todos los cálculos que necesitas, no significa que no tengas cuidado al momento de ingresar la información.

En un nivel más alto, un empleado que utilice un software de contabilidad trabajará de forma más organizada y eficiente. Y eso no es todo, también puede delegar tareas específicas para aumentar la productividad de cada empleado que utilice el software. En resumen, es un activo importante y puede mejorar la producción diaria del departamento de contabilidad.

2. Precisión 🎯

No es ningún secreto que tener un registro preciso y actualizado de tus finanzas es vital para controlar el progreso y el rendimiento de tu negocio. Al aprovechar las soluciones tecnológicas, puedes simplificar y agilizar aspectos de la contabilidad que pueden ser propensos a errores humanos.

La ventaja del software contable es que si cometiste alguna equivocación o ingresaste mal un dato puedes arreglarlo inmediatamente, ya que el mismo programa te avisará si hay algo mal o al menos hará que sea mucho más fácil encontrar el error y corregirlo.

3. Automatización 🤖

Además de los cálculos básicos, estos programas también te ayudan a generar informes con datos en tiempo real sobre el estado de las finanzas de tu empresa. Dependiendo del programa, podrás crear facturas y presupuestos con sólo pulsar un botón. Por lo general, se pueden añadir módulos, como inventario, cuentas por cobrar, gastos, producción y muchas cosas más.

El hecho de saber cosas como los gastos o las cuentas por cobrar, te pueden ayudar a realizar un análisis predictivo. Por ejemplo, puedes utilizar el programa para predecir el aumento o disminución de tus cuentas por cobrar. Como resultado, podrás desarrollar una estrategia eficaz gracias al software de contabilidad. Ésta  es quizás una de las características invisibles del software contable.

4. Copia de seguridad 🔐

Es mucho más fácil hacer una copia de seguridad de los datos utilizando un software informático, especialmente si se puede guardar en la nube. Así no hay riesgo de perder la información en papel por robo, incendio o simplemente por desgaste. Y lo que es mejor, cuando tus datos están en la nube puedes acceder a ellos desde cualquier lugar.

Esto último es fundamental, ya que ante cualquier emergencia, basta con tener conexión a internet, un smartphone, tablet o pc y un usuario y contraseña para acceder al programa y descargar, revisar o editar cualquier archivo contable.

5. Costo 💵

Se tiene la percepción de que un buen software de contabilidad solo puede ser utilizado por las grandes empresas y no es así. Actualmente, existen diversas opciones que se ajustan a los bolsillos y necesidades de cada quién; emprendedor, estudiante o independiente.

Puedes adquirir un software contable a un precio accesible o incluso utilizar un servicio online gratuito para iniciar y familiarizarse con estos sistemas. Con el tiempo y a medida que adquieres más conocimiento puedes optar por un programa mucho más robusto y con más funcionalidades.

Si estás por iniciar en la contabilidad como independiente y quieres prestar este servicio a pequeñas y medianas empresas te puede interesar este artículo tipo guía para empezar en esta linda profesión: ¿Cómo iniciar como contador independiente?

¿Quiénes pueden usar estos programas?

Como hemos dicho, un software contable puede ser usado por cualquier persona que se desempeñe en el mundo de las finanzas y contabilidad. Lo importante es encontrar el programa que mejor se acomode a tus necesidades y bolsillo.

Si estás recién empezando en esto de la contabilidad, nuestra recomendación es que te familiarices con esto sistemas adquiriendo un software de versión gratuita o muchas empresas, cuentas con un programas de prueba por unos días y eso puede funcionar bastante bien. No te recomendamos, si estás empezando a adquirir un software demasiado avanzado, ya que no aprovecharías todas sus funcionalidades al cien por ciento.

Por el contrario, si ya tienes cierta experiencia si que puedes mirar las diferentes opciones que el mercado ofrece. Tendrás sistemas con más módulos y funcionalidades para que realices todo tipo de cálculos e informes.

En ese caso, un software contable te permitirá la gestión de las nóminas de los trabajadores y el procesamiento de facturas y demás documentos esenciales para llevar el control de los costos y gastos de una empresa.

Si estás buscando estas características, Aliaddo puede ser una gran solución porque no solo encontrarás estas funciones, también podrás:

✔ Conciliación bancaria: las transacciones bancarias son el pan de cada día, sobre todo cuando se es empresario. Con el software contable de Aliaddo, es posible sincronizar al sistema tu cuenta bancaria para visualizar todos los movimientos realizados en un periodo determinado, registrar todas las transacciones y automáticamente se crearán comprobantes de cobros y pagos.

✔ Dashboards: algo que no resaltamos en el artículo fue la opción de crear y usar dashboards. Pues bien, con Aliaddo podrás tener a través de gráficas y tablas toda la información relevante de tu empresa.

El software te permite crear diferentes tipos de dashboards:

📊 De ventas: aquí podrás conocer el comportamiento diario, mensual o anual de las ventas que hayas realizado, esta información te ayudará a tomar decisiones en pro de un mejor desempeño de la empresa.

📊 De inventario: no hay peor situación para un negocio que no contar con stock de un producto, pues con este sistema podrás obtener en tiempo real el estado de tu inventario, como también los bajos niveles de existencias de tus ítems previniendo así la mercancía agotada.

📊 De tesorería: con tanto trabajo y cosas en la cabeza es muy probable pasar por alto las cuentas por cobrar o pagar, pues con el software de Aliaddo vas a visualizar fácilmente tus cuentas por cobrar, tus cuentas por pagar y categorizarlas para llevar un control sobre ellos.

📊 De contabilidad: en este dashboard podrás conocer el estado de las cuentas de tu empresa y así tomar mejores decisiones en búsqueda del crecimiento del negocio.

✔ Producción: si te desempeñas en la fabricación de productos, esta funcionalidad te ayudará a maximizar la eficiencia en el ensamblado de productos, llevar un control de la materia prima, costos y existencias. Además, podrás saber de primera mano, cuándo debes fabricar un producto en función del pedido y materia prima.

✔ Inventario: la rotación del stock (inventarios) es la clave del éxito en cualquier empresa que ofrece productos. Así entonces con la herramienta de Aliaddo, podrás llevar un control del nivel de existencias en tiempo real.

Un valor agregado de este sistema es que podrás optimizar el proceso de picking y gestionar en forma eficiente las entregas a tus clientes con información precisa del estado de la entrega, también podrás mejorar la programación de entregas con la información precisa del volumen y peso de carga de tus proveedores de transporte.

✔ Ventas: con la puesta en marcha de la facturación electrónica y con la obligación de que las empresas presenten sus facturas de manera electrónica, el uso del software contable agilizará este trámite. Con Aliaddo, podrás crear facturas, cotizaciones, remisiones, órdenes de venta y recurrencias automáticas.

Esperamos que todo lo anterior te sirva para tomar la decisión correcta y optes por usar un software de contabilidad, pues los beneficios son diversos y te harán la vida mucho más fácil, sobre todo para aquellas personas de la vieja escuela que se acostumbraron a llevar la contabilidad de una empresa a mano.

Si quieres saber más sobre el programa de contabilidad de Aliaddo no dejes de consultar nuestros planes o ponerte en contacto con nuestros asesores quienes  no dudarán en explicarte y ampliarte la información sobre este producto que te cambiará la vida.