La transformación digital ha revolucionado nuestra perspectiva del mundo, tanto para las empresas como para las personas. Nos ha obligado a adaptarnos a las nuevas dinámicas del mundo empresarial para mantener nuestra competitividad. En este contexto, entre todas las herramientas tecnológicas disponibles, existe una que desempeña un papel fundamental: la firma electrónica.

Anteriormente, era necesario firmar contratos utilizando lapiceros en documentos impresos. Sin embargo, gracias a la firma electrónica, ahora es posible realizar la firma de contratos en línea. La incorporación de esta herramienta no solo simplifica el proceso, sino que también conlleva un aumento en la productividad, especialmente en el ámbito empresarial.

A medida que las empresas y las instituciones gubernamentales avanzan hacia entornos digitales, la firma electrónica se convierte en un recurso esencial para optimizar los procedimientos, fortalecer la seguridad y facilitar tanto la vida de las empresas. Quédate a leer este artículo porque exploraremos en detalle todo lo que necesitas saber acerca de la firma electrónica en Colombia.

Para entender a cabalidad esta herramienta, primero te explicaremos su definición:

¿Qué es una firma electrónica? 😬

Es un conjunto de datos electrónicos que se adjunta a un documento digital y que tiene como objetivo verificar la autenticidad de la identidad del firmante y la integridad del documento. 

La firma electrónica puede variar en complejidad y nivel de seguridad, y es utilizada para una amplia gama de transacciones y documentos electrónicos, desde contratos comerciales hasta declaraciones de impuestos.

Retomando la historia… ⭐

En el año 1999, surgió la Ley 527 en Colombia, que marcó un hito al establecer las regulaciones para el régimen de certificación electrónica en el país. Esta legislación no solo definió el marco legal para el comercio electrónico, sino que también introdujo la utilización de firmas digitales. Posteriormente, en 2012, se creó el Decreto 2364, el cual detalló la definición de la firma electrónica como un código biométrico que simplifica la identificación de las personas de manera más eficiente.

En este punto, es importante realizar una comparación entre la firma digital y la firma electrónica, siendo la primera una opción más sólida en términos de seguridad. Por lo tanto, resulta fundamental comprender que, aunque ambas son tipos de firmas electrónicas, no todas las firmas electrónicas alcanzan los niveles de seguridad proporcionados por una firma digital.

Ahora bien, ¿cuáles son las diferencias clave entre la firma electrónica y la firma digital?

Diferencia entre firma electrónica y firma digital

Básicamente, su diferencia radica en el nivel de seguridad y autenticidad que proporcionan:

🟣 Firma electrónica:

La firma electrónica es un concepto más amplio y genérico que incluye cualquier forma de identificación electrónica del firmante. Puede ser tan simple como un escaneo de firma manuscrita o una contraseña.

🟢 Firma digital:

La firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza criptografía para garantizar la autenticidad y la integridad del documento. La firma digital es más segura y difícil de falsificar que una firma electrónica simple.

🚀¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas existen en Colombia?

En el país existen al rededor de tres firmas para documentos electrónicos: la firma electrónica certificada, la firma electrónica simple y la firma digital. 

Sigue leyendo para saber su diferencia. 

¿Qué es la firma electrónica certificada?

Es prácticamente la misma descripción que presentamos en párrafos anteriores, con la diferencia de que la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) realiza una evaluación al funcionamiento de este tipo de firma. Asimismo, es ampliamente utilizada tanto en empresas privadas como en instituciones públicas para la formalización de contratos y comunicaciones oficiales.

¿Qué es la firma electrónica simple?

Es la forma en que podemos identificar a una persona y asociarla a un documento como firmante, por ejemplo: las contraseñas. Estas credenciales suelen ser proporcionadas por diversas empresas tecnológicas y son una de las formas de firma más utilizadas. Normalmente se usan ampliamente en los correos electrónicos (mediante usuario y contraseña), aplicaciones móviles, así como en los términos y condiciones de las páginas web.

¿Qué es la firma digital?

Se trata de un valor numérico que se adjunta a un documento electrónico, asegurando de manera inequívoca la identidad del firmante. Este tipo de firma se emplea en documentos de gran importancia legal, como las facturas electrónicas, actos administrativos de diversas instituciones y contratos.

¿Por qué la factura electrónica debe ir con firma digital? 🧐

En Colombia, la normativa estableció la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica y estableció además los lineamientos técnicos que los proveedores tecnológicos deben tener en cuenta, ya que si la factura electrónica carece de firma puede perder su condición de título valor. 

La factura electrónica debe ser transmitida en formato digital, puesto que si se imprime, los atributos de seguridad jurídica garantizados por la firma digital, como la autenticidad, la integridad y la imposibilidad de negar la autoría (no repudio), no podrán ser verificados. Estos elementos son fundamentales para asegurar la confiabilidad en el envío y recepción de facturas que cumplen con todos los requisitos legales establecidos.

Importancia de la firma electrónica

La firma electrónica tiene un papel crucial en la economía digital de Colombia y ofrece una serie de ventajas importantes:

💛 Agilidad y eficiencia:

Elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, lo que acelera los procesos comerciales y gubernamentales.

💜 Reducción de costos: 

Reduce los costos asociados con la impresión, el transporte de documentos físicos y el almacenamiento en papel.

💚 Seguridad:

La criptografía utilizada en las firmas digitales garantiza la autenticidad y la integridad de los documentos, protegiéndolos contra la falsificación y el fraude.

🤎 Sostenibilidad:

Contribuye a la reducción del uso de papel y la huella de carbono asociada con la impresión.

Conclusiones

La firma electrónica es una herramienta esencial en la era digital y desempeña un papel fundamental en la simplificación de procesos, la seguridad de documentos y la agilización de transacciones.

A medida que el país continúa avanzando hacia la digitalización en todos los sectores, la adopción de firmas electrónicas se volverá aún más importante. La confianza en la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos es crucial para el funcionamiento eficiente de la economía y la sociedad en la era digital.

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