ABC del anexo 1.0 documentos equivalentes de la resolución 165
Como sabrás, la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, reglamenta el sistema de facturación electrónica, así como la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, con el fin de establecer nuevas reglas para todos los procesos asociados con la generación, transmisión, validación y recepción de facturas de ventas y documentos equivalentes.
En un compilado de 70 artículos, la Resolución 000165 incluye la versión 1.9 del anexo técnico de facturación electrónica y se presenta también el nuevo anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico con el fin de realizar actualizaciones para mejorar los procesos de facturación electrónica y que sobre este último tema haremos énfasis en este blog.
Así que te invitamos a sentarte cómodo, porque te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el anexo 1.0 de documentos equivalentes electrónicos de la Resolución 000165.
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¿A qué se le conoce como documento equivalente electrónico?
Según el artículo 4. de la Resolución 000165 explica que un documento equivalente electrónico es igual a una factura electrónica de venta. Esto significa que aquellos obligados a facturar bienes o servicios pueden emitir dichos documentos, siempre y cuando sigan las regulaciones y criterios establecidos por la Dian.
Para recordar… 👀
Ten presente que el 31 de enero de 2024 la Dian expidió la Resolución 000008, modificando los artículos 23 y 62 de la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, con el objetivo de extender los plazos para emitir los nuevos documentos equivalentes electrónicos.
🤔¿Cuáles son los documentos equivalentes electrónicos?
La Dian reglamentó estos 12:
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Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
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Servicios públicos domiciliarios.
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Tiquete de transporte de pasajeros.
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El extracto.
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Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
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Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
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Documento en juegos localizados.
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Documento expedido para el cobro de peajes.
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Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
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Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
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Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos.
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Boleta de ingreso al cine.
Considerando lo anterior, debes saber que antes y después de que el Decreto 442 de marzo 29 de 2023 modifica el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, contempla la posibilidad de que la Dian comenzará a pedir que los 12 “documentos equivalentes a factura” tales como el tiquete POS, las boletas de cine, las boletas de espectáculos, los peajes, etc. se convirtieron en “documentos equivalentes electrónicos”. Esto significa que la información de estos documentos también tendría que ser transmitida electrónicamente a la Dian y esto es justamente lo que la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 empezará a exigir.
Dicho esto, veamos los cambios que la Dian estableció a través de los artículos 16 a 24, 60 a 62 y 68 a 70 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023:
🟢 1. Cambio obligatorio por el nuevo documento equivalente electrónico
Las personas que actualmente elijan emitir uno de los 12 documentos equivalentes mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT (Decreto único tributario) 1625 de 2016 pueden seguir haciéndolo en papel, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en la Resolución 00042 de mayo de 2020. Sin embargo, esta opción solo estará disponible hasta que comiencen a regir los calendarios mencionados en la Resolución 000165 de noviembre de 2023.
Una vez que se inicie el período indicado en los calendarios, la mayoría de estos documentos deberán ser cambiados de forma obligatoria, ya sea por una factura electrónica de venta o por el nuevo documento equivalente electrónico.
🟠 2. Las notas de ajuste en los documentos equivalentes electrónicos
Los documentos equivalentes electrónicos pueden ser anulados mediante las nuevas notas de ajuste del documento equivalente electrónico, como se detalla en el artículo 22 de la Resolución 000165 de 2023. Es importante resaltar que todos estos documentos, junto con sus notas de ajuste, deben tener un código CUDE.
Únicamente para el tiquete POS, se necesita que la numeración esté aprobada por la Dian antes de su uso, como se especifica en el numeral 4 del artículo 19 y en el artículo 42 de la Resolución 000165 de 2023. Entonces, si para las fechas mencionadas todavía hay números aprobados, pero sin usar, será necesario pedir una nueva aprobación de numeración para emitir las facturas electrónicas.
🟣 3. Requisitos generales de los documentos equivalentes electrónicos
Los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023 detallan las reglas para implementar el anexo técnico del documento equivalente electrónico versión 1.0. que puedes encontrar al final de la Resolución 000165, pero no te preocupes, aquí te lo resumimos de forma sencilla:
- Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
Cuando utilices el documento electrónico equivalente al tiquete de la máquina registradora con sistema POS, es importante que identifiques al comprador proporcionando su nombre o razón social y su número de identificación. Ten en cuenta que el emisor de este documento puede hacerlo sin importar el valor de la transacción.
Además, es obligatorio especificar la cantidad, unidad de medida, descripción detallada y códigos que faciliten la identificación de los productos vendidos o servicios prestados.
Las personas que están obligadas a emitir facturas y optan por usar el documento electrónico equivalente al tiquete de la máquina registradora con sistemas P.O.S. deben asegurarse de lo siguiente:
- Garantizar que el sistema de punto de venta pueda programarse, controlarse y ejecutar sus funciones adecuadamente.
- Asegurar la identificación precisa de los productos o servicios, incluyendo su departamento y las tasas de impuestos correspondientes.
- Permitir la agrupación de productos y/o servicios de manera flexible, aunque esta agrupación puede diferir de la estructura de departamentos.
- Asegurar que los productos exhibidos para la venta estén identificados con códigos de barras u otros sistemas de identificación interna.
- Boleta de ingreso a cine
El documento equivalente electrónico deberá indicar:
👉El número o nombre de la sala de exhibición.
👉Número de sillas totales que la componen.
👉La ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición.
👉Nombre de la película a presentar.
- Tiquete de transporte de pasajeros
Tendrá que señalar:
👉La descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación.
👉El número de identificación del vehículo y el medio de transporte.
👉Empresa de transporte a la que se encuentra afiliado.
👉Lugar de origen y lugar de destino.
- El extracto
👉Deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.
- Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros
👉Deberá especificar la descripción del bien y/o prestación del servicio.
- Documento en juegos localizados
👉El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
👉Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual, suministrar la dirección de internet y la dirección IP;
👉El valor de la base o depósito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las máquinas o juego, cuando aplique;
👉El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
👉El valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA. en el último documento resumen en juegos localizados – relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.
👉Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
- Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
El mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:
👉Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario.
👉Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
👉Contener nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
👉Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego.
- Documento expedido para el cobro de peajes
Deberá indicar:
👉La descripción específica o genérica de bienes o servicios
👉La categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
- Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores
Deberá especificar:
👉La descripción específica o genérica de bienes o servicios.
👉El valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
- Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities
Deberá indicar:
👉El valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
- Servicios públicos domiciliarios
Deberá indicar:
👉La descripción específica o genérica de bienes o servicios.
👉Los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
- Boleta de ingreso a espectáculos públicos, de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos
Deberá señalar:
👉La descripción específica o genérica de bienes o servicios
👉El código único del evento – Código PULEP
👉El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique
👉Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.
🟡 4. Cambios del documento equivalente electrónico como soporte de costo o gasto
Cuando el tiquete POS, que actualmente se emite en papel, sea transformado en un “documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS”, este documento electrónico podrá utilizarse como soporte fiscal para deducir costos o gastos, así como para tomar valores por IVA descontable. Sin embargo, es importante que los datos completos del adquirente estén incluidos, según como lo indica el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023.
🟠 5. ¿Quiénes están obligados a expedir factura de venta y/o documentos equivalentes?
De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documentos equivalentes por todas y cada una de las operaciones que realicen los siguientes sujetos:
- Responsables del impuesto sobre las ventas - IVA
- Los responsables del impuesto nacional al consumo.
- Todas las personas que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional- DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documentos equivalentes previstos en los artículos 616-2 inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512- 13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
- Los comerciantes importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas - IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618- 2 del Estatuto Tributario.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.
🔴 6. ¿Quiénes NO están obligados a expedir factura de venta y/o documentos equivalentes?
- Los bancos, las operaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsables del impuesto sobre las ventas - IVA.
- Las personas naturales de que trata el artículo 512 - 13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional del consumo.
- Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de esas actividades.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas - IVA, que hubieren obtenido ingreso brutos totales provenientes de esas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
- Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas - IVA.
🟤7. Calendario de implementación de documentos equivalentes electrónicos
La Dian emitió la Resolución 000008 el 31 de enero de 2024, la cual modificó el artículo 23 y parcialmente el parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023. Estos cambios afectaron los plazos de implementación de documentos equivalentes electrónicos, incluyendo los tiquetes de máquina registradora con sistema POS y otros documentos equivalentes.
Calendario para la implemmentación para el documento electrónico POS
| Grupo 1 | Fecha para la implementación electrónica del documento | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
|---|---|---|
| 1 | 1 de mayo 2024 | Grandes contribuyentes |
| 2 | 1 de junio 2024 | Declarantes del impuesto sobre la renta que no tengan la calidad de grandes contribuyentes |
| 3 | 1 de julio 2024 | No declarantes del impuesto de renta - sujetos que no tengan ninguna de las cualidades mencionadas |
Calendario para otros documentos equivalentes
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación electrónica del documento |
|---|---|
| Servicios públicos domiciliarios | 1 de agosto 2024 |
| Tiquete de transporte de pasajeros | 1 de agosto 2024 |
| El extracto | 1 de agosto 2024 |
| Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros | 1 de septiembre 2024 |
| Boleta, fracción, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados | 1 de septiembre 2024 |
| Documento en juegos localizados | 1 de septiembre 2024 |
| Documento expedido para cobro de peajes | 1 de octubre 2024 |
| Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores | 1 de octubre 2024 |
| Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities | 1 de octubre 2024 |
| Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas y otros espectáculos públicos | 1 de noviembre 2024 |
| Boleta de ingreso a cine | 1 de noviembre 2024 |
Para obtener más detalles sobre lo que establece la Dian, te recomendamos revisar directamente la Resolución 165, donde se encuentran detallados todos los requisitos mencionados aquí.
No olvides que estamos aquí para ser tu mejor Aliaddo, manteniéndote siempre actualizado. Además, pronto estaremos listos para ayudarte con la emisión de documentos equivalentes a través de nuestro software contable.
Hasta la próxima. 👋